12 astuces pour bien gérer sa boîte mail

Article paru dans Notretemps.com

Il suffit de quelques minutes pour paramétrer sa boîte mail et se simplifier la vie au quotidien. Tri du courrier, envois, sécurité… Toutes les astuces pour bien utiliser les fonctionnalités des messageries électroniques.

- Utiliser plusieurs adresses e-mails
Pour y voir plus clair, créez-en une dédiée à vos relations professionnelles ou vos recherches d'emploi et une autre pour communiquer avec vos amis et votre famille.
Si vous êtes adepte des achats en ligne, des ventes privées et des abonnements aux lettres d'informations électroniques, créez une boîte supplémentaire!
Enfin, lorsque vous communiquez vos coordonnées, sur un forum ou un site de rencontres par exemple, utilisez un pseudonyme à la place de votre nom dans l'adresse e-mail pour préserver votre vie privée. 

Pour votre adresse mail destinée à vos proches, vous pouvez utiliser un nom original si vous le souhaitez. En revanche, pour votre messagerie destinée à des échanges professionnels, restez sobre en utilisant nom et prénom, ou première lettre du prénom suivi du nom…

- Nettoyer
Ouvrez régulièrement vos mails et supprimez ceux que vous n'avez pas intérêt à garder. Pensez aussi à vider votre "corbeille" et effacer les mails envoyés.

- Grouper
Pour éviter de perdre du temps lors de l'envoi d'un mail commun, pour transférer des blagues ou lancer une invitation à une fête par exemple, pensez à créer des dossiers par type de contact dans votre répertoire "famille", "amis", "collègues de travail"… Il suffira ensuite d'un clic pour faire un envoi groupé.

- Mot de passe
Il doit idéalement être composé d'au moins huit caractères, comprendre des chiffres, des lettres (en alternant minuscules et majuscules) et des symboles.
N'utilisez jamais votre date de naissance ou un prénom mais mémorisez plutôt une phrase pour composer votre mot de passe avec la première lettre de chaque mot.
Evitez autant que possible d'utiliser le même mot de passe sur des sites différents. Si cela vous semble trop compliqué, contentez-vous de choisir deux codes bien différents pour l'accès à votre messagerie et vos comptes bancaires en ligne par exemple.
En cas de doute sur la fiabilité du sésame choisi, vous pouvez le tester gratuitement sur le site de Microsoft. Ce service en ligne vous indique gratuitement quel est le niveau de sécurité de la combinaison choisie: faible, moyenne, élevée ou optimale.

- Question de sécurité ou secrète
Lors de la création d'un compte mail, vous devez répondre à une question proposée, "la question de sécurité". Celle-ci va vous servir si vous avez oublié votre mot de passe. Dans ce cas, vous pouvez répondre à cette question. Et une fois la réponse donnée, vous changez de mot de passe. 
Attention: pour bien protéger son compte mail, il faut choisir une question auquel personne d'autre que vous puisse connaître la réponse. En effet, il est facile de deviner ou de déduire le nom de votre chien ou le nom de votre belle-mère via les réseaux sociaux ou un moteur de recherche. 
L'astuce: vous pouvez entrer une réponse sans lien avec la question. Infaillible…à condition de ne pas oublier la question et la réponse!

- Spams
Les courriers identifiés comme indésirables par votre messagerie sont automatiquement rangés dans le dossier "spams" et effacés au bout d'un laps de temps que vous pouvez paramétrer. Il arrive que certains envois "sûrs" soient classés à tort dans cette catégorie. Pour éviter que cela se reproduise ajoutez l'adresse concernée dans la liste des "expéditeurs autorisés".

- Pièces jointes
Les pièces jointes peuvent contenir des virus; ne les téléchargez que lorsqu'elles proviennent d'expéditeurs que vous connaissez. Veillez aussi à effectuer les mises à jour de votre antivirus (lire l'article "Antivirus gratuit ou payant: le match"); même vos amis peuvent vous transmettre à leur insu des fichiers infectés.

- Trier

Vous pouvez classer automatiquement les messages reçus via un système de "filtres". Il permet par exemple de regrouper tous les mails provenant de vos enfants ou encore tous les courriers dont l'objet contient le terme "facture".

- Tri automatique
Certaines messageries classent automatiquement vos mails par catégories. C'est le cas de Gmail depuis fin mai 2013, qui trie les messages reçus dans les onglets "Principale", "Réseaux sociaux", "Promotions","Mises à jour" et "Forums". L'objectif: faciliter le tri et éviter de se retrouver noyer dans le trop plein de messages.
Certains messages désirés peuvent ainsi passer à la trappe de votre boîte de réception principale, et se retrouver automatiquement classé dans l'onglet "Promotions". Cela peut être le cas des newsletters de Notretemps.com. 
Comment retrouver ses mails? Cliquez sur l'onglet "Promotions" de votre boîte mail. Pour déplacer le message de "Notretemps.com" vers l'onglet "Principale", sélectionnez le message puis glissez-le vers l'onglet "Principale"; ou, autre solution, faites un clic droit sur le message concerné et déplacez-le vers l'onglet "Principale". 
Pour finir, cliquez sur "oui" à la demande de modification permanente. Vous recevrez ainsi tous les messages de cet expéditeur dans votre boîte principale. 

- Télécharger
Lors du "nettoyage" pensez à télécharger les pièces jointes et à supprimer les mails qui les contiennent. Si vous ne comptez pas les transférer à votre tour, rien de sert d'encombrer votre boîte avec des fichiers gourmands en espace,particulièrement les photos ou les vidéos.

- Utiliser les copies cachées
Si les différents destinataires de votre envoi ne se connaissent pas et que votre but n'est pas de les mettre en contact, inscrivez les adresses dans le champ "Cci" (Copie carbone invisible). Chacun recevra votre mail sans voir que d'autres l'ont aussi reçu.

- Transférer avec parcimonie
Vous recevez une blague sympa ou un article qui vous a fait réagir ? La tentation est grande de les partager avec vos contacts.
Veiller à ne pas abuser du bouton "faire suivre" ou "transférer" est une question de savoir-vivre: rien de plus agaçant de recevoir chaque jour des dizaines de mails avec des diaporamas photo de chatons dans un panier, des blagues potaches ou des vidéos insolites…

- Se méfier des hoax (canulars)
L'appel pour aider une petite fille qui a besoin d'une greffe de moelle, ou encore une mise en garde face à un virus informatique surpuissant sont des canulars célèbres qui circulent sur le Net.
Plus ou moins fantaisistes, ces messages sont souvent inquiétants ou font appel à la solidarité des internautes. Dans tous les cas, ils l'exhortent à transférer le courrier à un maximum de contacts.
La conséquence: toutes ces adresses peuvent être récupérées par des "spameurs", les expéditeurs de courriers indésirables. Pour la même raison, fuyez les chaînes de mails ("envoie ce mail à sept personnes ou tu seras malheureux en amour toute ta vie...").
En cas de doute, faites un tour sur le site www.hoaxbuster.com qui recense les canulars du Web.